Se tem uma coisa que aprendi ao longo dos anos trabalhando com diferentes empresas e setores é que o financeiro costuma ser o coração de qualquer negócio.
Quando ele para, o restante começa a falhar em cascata. Mas, apesar dessa importância, é impressionante como ainda é comum ver erros básicos que podem, e muitas vezes vão, travar completamente o setor financeiro.
Hoje, quero compartilhar algumas experiências, aprendizados e percepções sobre os erros que mais vejo por aí, e claro, como você pode evitá-los. A ideia aqui não é apontar o dedo, e sim te ajudar a respirar com mais tranquilidade sabendo que sua área financeira está em dia e funcionando com fluidez.
Se tem uma coisa que aprendi ao longo dos anos trabalhando com diferentes empresas e setores é que o financeiro costuma ser o coração de qualquer negócio.
Quando ele para, o restante começa a falhar em cascata. Mas, apesar dessa importância, é impressionante como ainda é comum ver erros básicos que podem, e muitas vezes vão, travar completamente o setor financeiro.
Hoje, quero compartilhar algumas experiências, aprendizados e percepções sobre os erros que mais vejo por aí, e claro, como você pode evitá-los. A ideia aqui não é apontar o dedo, e sim te ajudar a respirar com mais tranquilidade sabendo que sua área financeira está em dia e funcionando com fluidez.
Por que o financeiro trava (e como você pode evitar isso)
Não é raro encontrar gestores que só percebem o problema quando o caos já se instalou. É como aquela história de um barco que começa a encher de água por um furinho minúsculo.
No começo, ninguém se preocupa. Mas, de repente, está todo mundo com balde na mão tentando salvar o navio.
O que percebo é que, muitas vezes, os erros financeiros começam em detalhes pequenos. Uma falha na categorização de despesas.
Uma nota fiscal que não foi lançada. Um controle de fluxo de caixa feito “no feeling”. Esses deslizes, aparentemente inofensivos, vão se acumulando e crescendo com o tempo.
Falta de processo é o primeiro grande vilão
Se eu pudesse resumir em uma palavra o principal erro que trava o setor financeiro, seria: improviso. Quando você não tem processos definidos, cada pessoa faz de um jeito, cada lançamento segue um padrão diferente, ou pior, nenhum padrão.
Já atendi empresas em que o controle de contas a pagar e receber era feito em uma planilha que só uma pessoa entendia. Quando ela saiu de férias, o caos se instalou. O problema não era a planilha, mas a falta de clareza nos processos.
Se você quer evitar esse tipo de armadilha, comece com o básico: defina fluxos claros. Quem é responsável pelo quê? Em qual etapa? O que acontece se um documento estiver faltando? Quanto mais previsível for o processo, menos chance você tem de enfrentar surpresas desagradáveis.
Comunicação falha entre setores
Outro ponto crítico é a comunicação. Já vi casos em que o setor de vendas fechava um contrato com condições que o financeiro nem sabia que existiam. Resultado? Desalinhamento total, cobrança errada, cliente insatisfeito e prejuízo.
Se isso soa familiar, saiba que a solução passa por integrar a informação. O financeiro precisa estar conectado com o comercial, com o estoque, com o operacional.
E isso não significa ter reuniões longas e cansativas toda semana. Muitas vezes, o que resolve é uma boa ferramenta de gestão integrada e um compromisso real de manter todos na mesma página.
E quando a tecnologia é a aliada (e não o vilão)
Tem gente que tem medo de sistemas, softwares e automações. Eu entendo. A mudança assusta. Mas vou te dizer uma coisa com toda sinceridade: a tecnologia, quando bem usada, descomplica a vida.
Se você ainda faz conciliação bancária manual, lança nota fiscal no braço e não tem uma visão clara do seu DRE, está perdendo tempo e dinheiro. Automatizar processos repetitivos libera sua equipe para pensar mais estrategicamente, além de reduzir drasticamente os erros operacionais.
Aqui vale um cuidado: não adianta ter a melhor ferramenta se ela não conversa com o resto da empresa. Integração é a palavra-chave.
E quando falamos em integração de dados fiscais, por exemplo, contar com recursos como a consultadanfe pode agilizar processos que antes consumiam horas.
Não se trata de trocar pessoas por máquinas, mas de usar a tecnologia como uma aliada para ampliar a eficiência do seu setor.
O preço de não olhar para os números
Você já teve aquela sensação de estar indo bem, faturando, mas mesmo assim o dinheiro parece nunca sobrar? Eu já vi isso muitas vezes. E quase sempre a causa é a mesma: o financeiro não está olhando para os indicadores certos.
Faturamento alto não significa lucro. E lucro não significa dinheiro no caixa. Parece óbvio, mas ainda é comum ver empresários confundindo esses conceitos. É por isso que o controle de fluxo de caixa precisa ser prioridade. E mais do que isso, você precisa olhar para o passado, entender o presente e projetar o futuro.
Quando você começa a se guiar pelos números, toma decisões mais estratégicas. Você passa a antecipar problemas, e não apenas apagar incêndios.
A importância de treinar (e confiar) na equipe
Te conto uma história rápida. Em uma empresa que atendi, o financeiro estava sempre atrasado. Os relatórios nunca saíam no prazo, e os erros de lançamento eram frequentes. A primeira reação da liderança foi pensar: “precisamos contratar alguém mais experiente”.
Mas, ao conversar com a equipe, percebi que o problema não era falta de capacidade. Era falta de clareza. Ninguém tinha sido treinado de forma adequada, e cada um fazia o melhor que podia com as ferramentas (limitadas) que tinha em mãos.
Depois que estruturamos os processos, definimos padrões e investimos um pouco em capacitação, os erros praticamente sumiram. A equipe se sentiu valorizada, e a produtividade disparou.
Treinar sua equipe e dar autonomia com responsabilidade pode ser o divisor de águas entre um financeiro engessado e um setor que realmente funciona.
Evitar o caos financeiro é uma escolha
No fim das contas, o que trava o setor financeiro não é a falta de dinheiro. É a falta de visão, de processo, de rotina, de ferramenta e muitas vezes, de atenção.
Se você quer ter um setor que realmente contribui para o crescimento do seu negócio, precisa começar hoje. Com pequenas mudanças. Ajustando o que for necessário. Revendo o que não faz mais sentido.
E acima de tudo, se comprometendo com uma cultura de controle, organização e melhoria contínua.
E se você já passou por alguma situação complicada no financeiro, sabe como é difícil recuperar a confiança. Por isso, prevenir é sempre mais barato (e menos doloroso) do que consertar depois.
Transforme o financeiro em um motor, não em um freio
Fecho esse artigo com um convite: pare de tratar o setor financeiro como um mal necessário. Ele pode, e deve, ser um dos maiores aliados do crescimento da sua empresa.
Quando o financeiro está alinhado, automatizado, bem treinado e com processos bem definidos, ele deixa de ser um gargalo e passa a ser uma alavanca. Ele antecipa riscos, aponta oportunidades e oferece clareza para decisões mais acertadas.
Então, respire fundo, olhe para dentro do seu negócio e pergunte: o que hoje está travando meu financeiro? E o que posso fazer para destravar isso?
Pode apostar: ao responder com sinceridade, você já vai estar um passo à frente da maioria.
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